Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое кассовая дисциплина: отвечаем на вопросы бизнеса». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Разработка принципов кассовой дисциплины — полномочие ЦБ РФ, но привлечением к ответственности за её нарушение занимается ФНС. Именно в полномочиях налоговиков с 2012 года находится контроль за данной сферой деятельности.
Контрольно-кассовая дисциплина в 2022-2023 годах
Кассовая дисциплина — это соблюдение юридическими лицами и ИП правил проведения наличных денежных расчетов, установленных законодательством РФ. Расчеты наличными деньгами включают в себя все виды приходно-расходных операций, осуществляемых фирмой или ИП с наличными денежными средствами.
Кассовая дисциплина включает в себя:
- оформление кассовых документов (приходный и расходный кассовые ордера, ведение кассовой книги);
- установление лимита остатка денег в кассе;
- соблюдение правил расходования и сдачи наличности в банк;
- соблюдение лимита расчёта наличными.
Наиболее широким в целях наличных расчетов является понятие кассы (операционной кассы), через которую фирма или ИП производит расчеты наличными деньгами. Чаще всего это такие операции, как выплата зарплаты, получение-сдача денег в банк, расчеты с подотчетными лицами, выдача-возврат займов. В кассу также может поступать наличная выручка.
Получение наличной выручки обязывает к применению контрольно-кассовой техники (п. 1 ст. 1.2 закона «О КК҅» от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Хотя в ряде случаев допускается ее неприменение, в частности:
- Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности определенных видов (п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
- Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности в условиях, затрудняющих применение ККТ (п. 3 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
Штрафы за нарушение кассовой дисциплины
Новые правила кассовой дисциплины 2019
Законодательство о кассовой дисциплине является довольно стабильным, в связи с чем новые правила утверждаются нечасто.
Тем не менее, в 2019 году вступят в силу некоторые изменения законодательства, в связи с чем станет больше частных предпринимателей, соблюдающих нормы 54-ФЗ в части использования KKM. Речь идет, в первую очередь, о предпринимателях на «вменёнке» и патенте, которые оказывают услуги населению и не привлекают для этого работников. С 1 июля 2019 года эта категория предпринимателей должна будет в обязательном порядке перейти на использование онлайн-касс.
Кроме того, с 08.03.2019 года вступило в силу новое правило — включать в чек дополнительный реквизит (если товар подлежит обязательной маркировке, в чеке необходимо указывать код товара).
В остальном правила работы с кассой остаются неизменными.
Условие соблюдения кассовой дисциплины № 7: Применение ККТ нового образца
ККТ – это устройство, которое необходимо для регистрации факта получения денежных средств от клиентов.
Требования к новому образцу ККТ:
- касса должна стоять на учете в налоговой инспекции;
- на корпусе указан заводской номер кассы;
- наличие фискального накопителя, в котором записываются все фискальные данные;
- наличие встроенных часов онлайн-режима;
- возможность проверки контрольных чисел регистрационного номера ККТ;
- печать фискальных документов;
- формирование фискальной документации в электронном виде и возможность передавать ее по требованию в соответствующие органы;
- возможность выдавать информацию о нарушении обмена данными;
- прием информации о платежах через терминалы при использовании эквайринга;
- печать QR кода на чеке;
- возможность формировать отчет о состоянии расчетов в текущий момент времени по запросу;
- возможность поиска любого документа по номеру;
- исполнение протоколов обмена информацией.
При применении ККТ нового образца отпадает необходимость заполнения следующих форм:
- форма КМ -6 (справка отчет кассира-операциониста);
- журнал кассира – операциониста по форме КМ-4;
- журнал показаний счетчиков ККМ (форма КМ-5);
- акт возврата денег клиентам (форма КМ-3).
Кто обязан соблюдать кассовую дисциплину
Кассовую дисциплину обязаны соблюдать все компании независимо от их организационно-правовой формы и применяемой системы налогообложения. На каждом предприятии должен быть локальный документ, закрепляющий порядок проведения кассовых операций. Его можно оформить в виде положения с подписью руководителя, где будет прописан порядок проведения необходимых операций:
- как будет осуществляться приём и выдача наличности;
- составление кассовых ордеров (приходных и расходных);
- правильное хранение денежной наличности;
- установление и соблюдение кассового лимита;
- ведение кассовой книги;
- сдача в банк свободной наличности.
Автоматические расчеты
Приходные и расходные операции можно автоматизировать. Для этого нужно установить специальное оборудование. Принцип работы автоматов такой:
- Они принимают или выдают деньги самостоятельно, без человеческого участия.
- Изъятые средства передаются в кассу по ПКО.
- При загрузке средств «забирают» их из кассы на основании РКО.
Завышение и занижение лимита
Завышение или занижение лимита может произойти намеренно или непроизвольно. Например, бизнесмен допустил ошибку в расчетах. При этом итоговая сумма может оказаться как больше, так и меньше правильной.
Занижение итоговой суммы создает лишние проблемы для предприятия ― влечет за собой дополнительные расходы на инкассацию. Завышенный лимит может обернуться штрафом.
Если налоговый инспектор обнаружит, что предельная сумма наличных, которые можно оставить на ночь, больше, чем нужно, он не будет разбираться, намеренно это сделано или нет. Поэтому рекомендуем проверять себя при расчетах. Во время проверки ФНС руководствуется финансовыми данными предприятия за последние два месяца. Определить размер наличных, полученный за этот период, просто. Достаточно снять отчет по онлайн-кассе.
Расчет лимита кассы: по выручке
Первый способ основан на показателях фактической или планируемой выручки организации. Он подойдет скорее тем, кто продает товары или оказывает услуги за наличный расчет. В этом случае формула лимита кассы будет:
Лимит = Выручка / Расчетный период х Дни
Расчетный период составляет не более 92 рабочих дней компании. Выбирать его можно произвольно, учитывая, например, сезонность или «пиковые» поступления прошлых лет.
Дни — это число рабочих дней между датами сдачи денег в банк, продолжительность этого периода должна быть не более 7 дней, а в местностях, где нет банка — не более 14.
Пример. В 4 квартале в кассу ООО «Солнышко» поступило:
- в октябре — 130 500 рублей,
- в ноябре — 345 000 рублей,
- в декабре — 146 900 рублей.
Деньги сдаются в банк ежедневно. Как рассчитать лимит кассы на 2023 год?
Что такое кассовая дисциплина
Это словосочетание является примером «обычаев делового оборота». Законодательно оно никак не закреплено, но является общеупотребительным. Под такой дисциплиной понимается строгое и точное выполнение комплекса правил для расчетов наличными деньгами и их хранения. Соблюдать их должны все экономические субъекты страны.
Основные задачи ведения кассовой дисциплины в 2020 году:
- своевременное и правильное оформление операций по движению наличных денежных средств и связанных с ними расчетов;
- повседневный оперативный контроль за сохранностью наличных денег и ценных бумаг в кассе экономического субъекта;
- соблюдение правил выдачи подотчетным лицам и контроль за использованием указанных средств по целевому назначению;
- контроль за соблюдением лимита кассы;
- контроль за соблюдением лимитов расчетов, установленных для сделок с покупателями, поставщиками и прочими контрагентами;
- контроль за осуществлением расчетов и связанных с этим сроков выплат по заработной плате.
Существенно изменилась кассовая дисциплина с 1 июля 2020 года. Повсеместное введение онлайн-касс потребовало значимых корректировок и в иных финансовых сферах. Например, были скорректированы правила ведения расчетов с подотчетными лицами.
Расходование выручки: разрешенные операции
Выручка от реализации расходуется только на определенные цели. Если в кассу организации поступают деньги для оплаты третьим лицам, то эти суммы следуют в банк на расчетный счет.
|
№ |
Цель |
|---|---|
|
1 |
Выдача заработной платы и иных вознаграждений за труд наемных работников. |
|
2 |
Выплата пособий по временной нетрудоспособности, уходу за детьми и прочее. |
|
3 |
Оплата товаров, работ или услуг от контрагентов при условии покупки за наличный расчет. Ценные бумаги приобрести за наличные нельзя! |
|
4 |
Выдача авансов в подотчет (командировки, закупки, собственные нужды фирмы). |
|
5 |
Выдача возврата денег покупателю при условии отказа от товара, оплаченного ранее. |
|
6 |
Компенсация оплаты страховки сотрудникам, оплаченная за их счет. |
|
7 |
Выплата наличных в пользу платежного банковского агента или посредника (субагента). |
|
8 |
Личные нужны организации. |
Актуальные бланки и образцы
Поскольку не все документы, которыми оформляются операции по наличным расчетам, были упразднены в связи с введением онлайн-касс, перечислим, какие кассовые документы отменили в 2020 году, а какие продолжают применяться. Так, к примеру, при наличных расчетах внутри учреждения придется формировать специальные бланки.
Ключевое назначение расчетов наличностью в учреждении — это выдача подотчетных денег. Например, из кассы выдается наличность на покупку материалов, командировочные расходы сотрудников и прочие выплаты. Оформление таких операций в кассе учреждения проводится особым образом.
Все расходные операции, то есть выбытие налички из кассы, оформляются расходным кассовым ордером.
Так, к примеру, следует оформить выдачу денег работнику учреждения.
Если ранее, до изменения порядка кассовых операций в 2012 году, контроль над кассовыми операциями возлагался на банки, то сейчас его осуществление поручено Федеральной налоговой службе. При проведении выездной налоговой проверки комиссия проверит соблюдение кассовой дисциплины в целом: не только факт наличия первичных кассовых документов и порядок учета денежных средств в кассе, но и:
- производились ли расчеты наличными деньгами сверх установленного лимита;
- как приходуется наличная выручка (включая проверку фискальной памяти ККТ);
- соблюдается ли порядок хранения свободных денежных средств в кассе;
- соответствует ли сумма остатка наличных денег установленному лимиту кассы;
- выполняются ли требования о выдаче чеков ККТ (или БСО) по требованию покупателя, установленные действующей редакцией Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Советы по соблюдению кассовой дисциплины
Чтобы поддерживать кассовую дисциплину было проще, мы собрали несколько рекомендаций.
- Не допускайте исправлений в документах. Из-за одной ошибки или помарки придется составлять бумагу заново, даже в электронном виде.
- Используйте электронный документооборот и ЭЦП. Их наличие ускоряет и упрощает как сам документооборот, так и хранение важных бумаг.
- Храните все документы 5 лет минимум. Не стоит ничего выбрасывать, чтобы не столкнуться с проблемами при проверке налоговой. А документы на выплату зарплаты сотрудникам необходимо сохранять минимум 6 лет, при отсутствии их лицевых счетов минимум 50 лет.
- Сверяйте кассу на бумаге и в реальности. Каждый день или чаще необходимо пересчитывать средства в кассе и сравнивать, сколько их должно быть по бумагам. Суммы должны совпадать. Если они не совпадут, найти ошибку будет проще сразу, чем через несколько дней или недель.
Касса предприятия и контрольно-кассовая техника (ККТ) – в чем отличие?
Касса предприятия — это то, что есть у каждой организации. Она регистрирует все движения наличных: выручку по итогам дня, поступление займов, выдачу подотчетных средств, выдачу зарплаты и др. Документы, непосредственно относящиеся к кассовой дисциплине, — это приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер и платежная ведомость.
Кассовым аппаратом пользуются те, кто непосредственно занимается приемом розничной выручки, принимает наличку и платежи через эквайринг. Кассовый аппарат регистрирует движение по выручке. Таким образом, кассовый аппарат — это часть кассы предприятия, и его главный документ — кассовый чек.
Приходный кассовый ордер (ПКО) формируется при любом приеме наличных денежных средств (при каждом поступлении денег в кассу). С его помощью оформляется итоговая сумма выручки за день, этот ПКО будет являться частью кассовой книги. Этим ПКО можно оформить возврат неиспользованных подотчетных средств от сотрудника.
Расходный кассовый ордер (РКО) оформляется в тех случаях, когда расходуются наличные средства кассы организации — например, выдаются деньги под отчет. Но, если вы выдаете средства своим сотрудникам из кассы в виде заработной платы, то на них просто заполняется расчетно-платежная ведомость по выплате заработной платы. При этом кассовый чек не выбивается. Потому что кассовый чек относится строго к расчетам, а не к взаимодействию с сотрудниками.